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Arquivo físico

Um arquivo físico é um documento que é armazenado em formato físico, como papel, filme ou fita.

1. Podem ser documentos de trabalho, registros, fotografias ou qualquer outro tipo de informação que seja armazenada em formato físico.
2. Apesar das vantagens dos arquivos digitais, os arquivos físicos ainda são usados ​​em muitos casos, como para cumprir requisitos legais ou regulatórios.
3. Por exemplo, algumas empresas são obrigadas a manter registros financeiros físicos por um determinado período e necessários para fins de segurança.
4. Devem ser armazenados em um local seguro e protegido, e mantidos em bom estado para que possam ser usados ​​por um longo período, limpos, como armários, gavetas ou caixas.
5. Os arquivos físicos devem ser rotulados de forma clara e concisa e organizados de forma adequada para que possam ser facilmente localizados e acessados, além de protegidos de danos físicos, como água, fogo e insetos.
6. Podem ser descartados quando não forem mais necessários de forma segura e confidencial, conforme legislação pertinente.

Como organizar documentos

Aqui estão algumas dicas sobre como organizar documentos físicos:

1. Defina um sistema. O primeiro passo é definir um sistema de organização que funcione para você. Isso pode envolver categorizar seus documentos por assunto, data ou tipo.
2. Use etiquetas. As etiquetas são uma ótima maneira de manter seus documentos organizados e fáceis de encontrar. Certifique-se de usar etiquetas legíveis e consistentes.
3. Use pastas. As pastas são uma ótima maneira de manter seus documentos seguros e protegidos. Certifique-se de usar pastas de alta qualidade e de tamanho adequado para seus documentos.
4. Armazene seus documentos em um local seguro e acessível. O local onde você armazena seus documentos é importante. Certifique-se de armazená-los em um local seguro, longe de umidade, calor e luz solar direta.
5. Revise seus documentos regularmente. É importante revisar seus documentos regularmente para descartar aqueles que não são mais necessários. Isso ajudará a manter seus arquivos organizados e sem excesso de papéis.

Como armazenar documentos físicos

Aqui estão algumas dicas sobre como armazenar documentos físicos:

1. Classifique seus documentos. A primeira etapa para armazenar documentos físicos é classificá-los por tipo, data ou assunto. Isso o ajudará a encontrar os documentos de que você precisa rapidamente e facilmente.
2. Use uma pasta para cada tipo de documento. Depois de classificar seus documentos, coloque-os em pastas. As pastas ajudarão a protegê-los de danos e facilitarão a organização.
3. Armazene seus documentos em um local seguro e seco. O local onde você armazena seus documentos deve ser seguro e seco para evitar que eles sejam danificados por água ou fogo.
4. Rotule suas pastas claramente. Certifique-se de rotular suas pastas claramente para que você possa encontrar os documentos de que precisa rapidamente e facilmente.
5. Faça uma cópia de seus documentos importantes. É uma boa ideia fazer uma cópia de seus documentos importantes, como contratos, declarações fiscais e outros documentos legais. Isso o ajudará a proteger seus documentos em caso de perda ou danos.

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