Bibliotek
A Bibliotek atua em gestão de processos e gerenciamento de documentos, com ampla expertise em Gestão Documental
29 abril 2023
A Bibliotek é uma empresa diferenciada do setor de gestão de documentos, por disponibilizar soluções que atendem tanto em arquivos que estão terceirizados, como armazenados na empresa.
Nossa solução PaperLess dispõe de ferramentas para:
- Definição da política documental do cliente, onde além da temporalidade dos documentos é definida, o formato que os novos documentos devem ser enviados ao arquivo, sejam eles físicos ou digitais.
- Organização de documentos, catalogação e indexação de forma a permitir uma rápida recuperação.
- Digitalização dos documentos que o cliente define como estratégicos ou com uma grande quantidade de consultas.
- Destruição consciente dos documentos vencidos ou que o cliente indicou para expurgo.
Todos projetos atendendo legislações pertinentes, LGPD e Leis ambientais.
25 abril 2023
Principais passos para uma boa Gestão de Documentos
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1. Defina uma política documental para a empresa.
Muito importante é definir e padronizar a política documental da empresa, pois nela formalizamos a metodologia
e controle de
todos os documentos empresariais, inclusive acesso
e descarte.
2. Faça uma limpeza geral nos documentos
O primeiro passo é fazer uma limpeza nos documentos e determinar o que precisa ser classificado e guardado dos papéis que podem ser descartados.
Além da importância dos documentos, vale a pena verificar prazos e validades. Alguns documentos podem ter a validade expirada
e não faz sentido mantê-los no
acervo.
3. Crie uma base de documentos da sua empresa
4. Organize seus documentos
- Proposta Comercial- Pedido de venda- Pedido de Compra- Ficha técnica de produto- Prontuários de funcionários
Analise e identifique os tipos de documentos da sua empresa e então classifique-os de modo que facilite encontrá-los.
5. Utilize modelos de documentos
É possível otimizar a criação de documentos através do uso de modelos pré-definidos.
Ao utilizar modelos, sua empresa irá gerar documentos padronizados e alinhados as demandas da sua empresa.
6. Controle as versões dos documentos
Para ter uma boa gestão de documentos é fundamental que possua total controle das versões dos documentos gerados na sua empresa.
Os documentos de uma empresa podem mudar a qualquer momento. Por exemplo, você pode decidir adicionar informações importantes em um relatório, gerando uma nova versão deste documento, e após essa decisão, é importante que todos os colaboradores utilizem a versão mais atual deste documento.
Com um bom controle de versões, é possível implementar melhorias e personalizações e ainda assim manter todos os colaboradores da sua empresa atualizados.
Centralizando a geração de seus documentos em um bom sistema, é possível garantir que todos os documentos gerados estarão sempre na versão mais atual.
7. Cuide da sua base de documentos
Mantenha a saúde da sua base de documentos em bom estado. Ou seja, guarde de forma segura os documentos importantes e avalie quais documentos podem estar armazenados sem nenhuma utilidade.
Normalmente os documentos empresariais possuem uma vida útil e podem acabar causando confusão e a ocupação de grandes espaços de armazenamento.
Tanto documentos físicos como eletrônicos exigem espaço de armazenamento. Sendo assim, evite custos desnecessários definindo políticas para descartar os documentos que não possuem mais serventia para sua empresa, clientes e governo.
8. Evite acúmulo
Busque sempre evitar que seus documentos acumulem sem classificação e organização.
Caso contrário, todo planejamento inicial pode ser perdido.
Portanto, defina processos para organizar, arquivar e descartar os documentos importantes para sua empresa.
Outra forma para melhorar a gestão de documentos é transformar papel em informação digital (por exemplo, PDF ou um software de gestão).
A digitalização de documentos é uma maneira simples de começar a eliminar a ineficiência dos processos da sua empresa.
Essa velocidade ajuda a reduzir e até mesmo eliminar as atividades que atualmente são lentas e suscetíveis a erros com o manuseio de papel.
Nas empresas que possuem processos baseados em papel, a produtividade é impactada de forma negativa.
O mercado está cada vez mais competitivo, e a empresa ineficiente acaba sendo ultrapassada pela concorrência.
Quando a informação está digitalizada, ela pode ser recuperada mais rapidamente e pode ser rastreada, gerenciada e reutilizada de forma mais simples e eficiente.
10. Defina permissões de acesso
Ao digitalizar suas informações, é importante se proteger contra os riscos de segurança. Na maioria das vezes não são todos os colaboradores da empresa que precisam de acesso completo a todos os documentos.
Por isso é fundamental que defina de controles de acesso adequados para ter mais segurança e evitar que as informações desapareçam ou ainda sejam modificadas de forma acidental ou maliciosa.
Estabeleça um padrão de controle, por exemplo, dando acesso a edição para alguns colaboradores e de visualização para os demais.
Se você gostou deste assunto, ou quer saber mais, acesse nosso site:
e conheça nossas soluções para uma correta gestão documental.
A Bibliotek é uma empresa diferenciada do setor de gestão de documentos, por disponibilizar soluções que atendem tanto em arquivos que estão terceirizados, como armazenados na empresa.
Nossa solução PaperLess dispõe de ferramentas para:
- Definição da política documental do cliente, onde além da temporalidade dos documentos é definida, o formato que os novos documentos devem ser enviados ao arquivo, sejam eles físicos ou digitais.
- Organização de documentos, catalogação e indexação de forma a permitir uma rápida recuperação.
- Digitalização dos documentos que o cliente define como estratégicos ou com uma grande quantidade de consultas.
- Destruição consciente dos documentos vencidos ou que o cliente indicou para expurgo.
Todos projetos atendendo legislações pertinentes, LGPD e Leis ambientais.
13 abril 2023
Digitalização de documentos
Bibliotek Gestão de Processos
Pesquisas mostram que 79% das empresas sabem que precisam investir na digitalização de seus documentos.
Você ja iniciou esse processo?
Entra em contato com a Bibliotek e fale com nossos profissionais.
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10 abril 2023
Waldir Barrella Vanessa Duarte waldir@bibliotek.net.br bibliotek.net.br vanessa@bibliotek.net.br +55 11 99500-3447 +55 011 93585-2066
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Nossa solução PaperLess dispõe de ferramentas para:
- Definição da política documental do cliente, onde além da temporalidade dos documentos é definida, o formato que os novos documentos devem ser enviados ao arquivo, sejam eles físicos ou digitais.
- Organização de documentos, catalogação e indexação de forma a permitir uma rápida recuperação.
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Bibliotek Gestão de Processos
Documentos digitais ou digitalizados?
Muitas vezes os termos “documentos digitais” e “documentos digitalizados” são utilizados indistintamente, mas na prática, existe uma grande diferença entre eles!
Dá só uma olhada:
• Documentos Digitais: são aqueles que surgiram no meio eletrônico graças a certificação digital! Por conta disto, esses documentos possuem a mesma veracidade e autenticidade de um documento original.
• Documentos Digitalizados: são aqueles que foram transferidos para o meio eletrônico a partir do escaneamento dos documentos originais! Esse tipo de documento não possui validade jurídica e sua veracidade depende sempre dos originais!
Se você deseja obter mais informações sobre gestão de documentos, entre em contato com a Bibliotek e acesse nosso site:
| Waldir Barrella | Vanessa Duarte | |
| waldir@bibliotek.net.br | bibliotek.net.br | vanessa@bibliotek.net.br |
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Nossa solução PaperLess dispõe de ferramentas para:
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Bibliotek Gestão de Documentos
A Bibliotek surgiu pela necessidade de empresas em ter um maior controle sobre seu acervo de documentos.
Nossas soluções são personalizadas, independente dos documentos estarem na empresa ou em guarda terceirizada.
Para atender esse mercado, nossos consultores possuem vasta experiência em projetos de gestão de documentos, com sucesso comprovado e premiado por clientes de diversos segmentos e porte.
Entre em contato:
A Bibliotek é uma empresa diferenciada do setor de gestão de documentos, por disponibilizar soluções que atendem tanto em arquivos que estão terceirizados, como armazenados na empresa.
Nossa solução PaperLess dispõe de ferramentas para:
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