Arquivo físico

Um arquivo físico é um documento que é armazenado em formato físico, como papel, filme ou fita.

1. Podem ser documentos de trabalho, registros, fotografias ou qualquer outro tipo de informação que seja armazenada em formato físico.
2. Apesar das vantagens dos arquivos digitais, os arquivos físicos ainda são usados ​​em muitos casos, como para cumprir requisitos legais ou regulatórios.
3. Por exemplo, algumas empresas são obrigadas a manter registros financeiros físicos por um determinado período e necessários para fins de segurança.
4. Devem ser armazenados em um local seguro e protegido, e mantidos em bom estado para que possam ser usados ​​por um longo período, limpos, como armários, gavetas ou caixas.
5. Os arquivos físicos devem ser rotulados de forma clara e concisa e organizados de forma adequada para que possam ser facilmente localizados e acessados, além de protegidos de danos físicos, como água, fogo e insetos.
6. Podem ser descartados quando não forem mais necessários de forma segura e confidencial, conforme legislação pertinente.

Como organizar documentos

Aqui estão algumas dicas sobre como organizar documentos físicos:

1. Defina um sistema. O primeiro passo é definir um sistema de organização que funcione para você. Isso pode envolver categorizar seus documentos por assunto, data ou tipo.
2. Use etiquetas. As etiquetas são uma ótima maneira de manter seus documentos organizados e fáceis de encontrar. Certifique-se de usar etiquetas legíveis e consistentes.
3. Use pastas. As pastas são uma ótima maneira de manter seus documentos seguros e protegidos. Certifique-se de usar pastas de alta qualidade e de tamanho adequado para seus documentos.
4. Armazene seus documentos em um local seguro e acessível. O local onde você armazena seus documentos é importante. Certifique-se de armazená-los em um local seguro, longe de umidade, calor e luz solar direta.
5. Revise seus documentos regularmente. É importante revisar seus documentos regularmente para descartar aqueles que não são mais necessários. Isso ajudará a manter seus arquivos organizados e sem excesso de papéis.

Como armazenar documentos físicos

Aqui estão algumas dicas sobre como armazenar documentos físicos:

1. Classifique seus documentos. A primeira etapa para armazenar documentos físicos é classificá-los por tipo, data ou assunto. Isso o ajudará a encontrar os documentos de que você precisa rapidamente e facilmente.
2. Use uma pasta para cada tipo de documento. Depois de classificar seus documentos, coloque-os em pastas. As pastas ajudarão a protegê-los de danos e facilitarão a organização.
3. Armazene seus documentos em um local seguro e seco. O local onde você armazena seus documentos deve ser seguro e seco para evitar que eles sejam danificados por água ou fogo.
4. Rotule suas pastas claramente. Certifique-se de rotular suas pastas claramente para que você possa encontrar os documentos de que precisa rapidamente e facilmente.
5. Faça uma cópia de seus documentos importantes. É uma boa ideia fazer uma cópia de seus documentos importantes, como contratos, declarações fiscais e outros documentos legais. Isso o ajudará a proteger seus documentos em caso de perda ou danos.

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 Principais passos para uma boa Gestão de Documentos 

  

1. Defina uma política documental para a empresa.

Muito importante é definir e padronizar a política documental da empresa, pois nela formalizamos a metodologia e controle de todos os documentos empresariais, inclusive acesso e descarte.
  
2. Faça uma limpeza geral nos documentos

O primeiro passo é fazer uma limpeza nos documentos e determinar o que precisa ser classificado e guardado dos papéis que podem ser descartados.

Além da importância dos documentos, vale a pena verificar prazos e validades. Alguns documentos podem ter a validade expirada e não faz sentido mantê-los no acervo.
  
3. Crie uma base de documentos da sua empresa
 
Uma dica é montar um repositório para centralizar todos os documentos da empresa.
 
Não é incomum ver setores diferentes da mesma empresa produzirem documentos de formas diferentes. Isso tende a promover a redundância em atividades como a aprovação e distribuição.
 
Ao centralizar os documentos da sua empresa, os funcionários podem encontrar documentos importantes com facilidade sempre que precisam.
 
Uma vez que sua empresa possui acesso rápido às informações e documentos, ela se torna mais rápida e precisa para responder as demandas dos seus clientes.
 
Para fechar, vale ressaltar que a o acesso as informações de forma rápida também melhora os processos de tomada de decisão da sua empresa.
  
4. Organize seus documentos
 
As empresas geram grandes quantidades de documentos diariamente.
 
Para otimizar a pesquisa de documentos na sua empresa, o ideal é organizar seus documentos por categorias ou outras formas de separação.
 
Uma empresa pode ter dezenas de tipos de documentos diferentes e que são essenciais para uma boa gestão, como:                                                

- Proposta Comercial

- Pedido de venda

- Pedido de Compra

- Ficha técnica de produto

- Prontuários de funcionários

Analise e identifique os tipos de documentos da sua empresa e então classifique-os de modo que facilite encontrá-los.

5. Utilize modelos de documentos

 
É possível otimizar a criação de documentos através do uso de modelos pré-definidos.

Ao utilizar modelos, sua empresa irá gerar documentos padronizados e alinhados as demandas da sua empresa.

6. Controle as versões dos documentos

 Para ter uma boa gestão de documentos é fundamental que possua total controle das versões dos documentos gerados na sua empresa.

Os documentos de uma empresa podem mudar a qualquer momento. Por exemplo, você pode decidir adicionar informações importantes em um relatório, gerando uma nova versão deste documento, e após essa decisão, é importante que todos os colaboradores utilizem a versão mais atual deste documento.

Com um bom controle de versões, é possível implementar melhorias e personalizações e ainda assim manter todos os colaboradores da sua empresa atualizados.

Centralizando a geração de seus documentos em um bom sistema, é possível garantir que todos os documentos gerados estarão sempre na versão mais atual.

7. Cuide da sua base de documentos

Mantenha a saúde da sua base de documentos em bom estado. Ou seja, guarde de forma segura os documentos importantes e avalie quais documentos podem estar armazenados sem nenhuma utilidade.

Normalmente os documentos empresariais possuem uma vida útil e podem acabar causando confusão e a ocupação de grandes espaços de armazenamento.

Tanto documentos físicos como eletrônicos exigem espaço de armazenamento. Sendo assim, evite custos desnecessários definindo políticas para descartar os documentos que não possuem mais serventia para sua empresa, clientes e governo.

8. Evite acúmulo

Busque sempre evitar que seus documentos acumulem sem classificação e organização.

Caso contrário, todo planejamento inicial pode ser perdido.
 

Portanto, defina processos para organizar, arquivar e descartar os documentos importantes para sua empresa.

 9. Gestão de documentos digital

Outra forma para melhorar a gestão de documentos é transformar papel em informação digital (por exemplo, PDF ou um software de gestão). 

A digitalização de documentos é uma maneira simples de começar a eliminar a ineficiência dos processos da sua empresa.

Essa velocidade ajuda a reduzir e até mesmo eliminar as atividades que atualmente são lentas e suscetíveis a erros com o manuseio de papel.

Nas empresas que possuem processos baseados em papel, a produtividade é impactada de forma negativa. 

O mercado está cada vez mais competitivo, e a empresa ineficiente acaba sendo ultrapassada pela concorrência.

Quando a informação está digitalizada, ela pode ser recuperada mais rapidamente e pode ser rastreada, gerenciada e reutilizada de forma mais simples e eficiente.

10. Defina permissões de acesso

Ao digitalizar suas informações, é importante se proteger contra os riscos de segurança. Na maioria das vezes não são todos os colaboradores da empresa que precisam de acesso completo a todos os documentos.

Por isso é fundamental que defina de controles de acesso adequados para ter mais segurança e evitar que as informações desapareçam ou ainda sejam modificadas de forma acidental ou maliciosa.

Estabeleça um padrão de controle, por exemplo, dando acesso a edição para alguns colaboradores e de visualização para os demais.

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Documentos digitais ou digitalizados?

Muitas vezes os termos “documentos digitais” e “documentos digitalizados” são utilizados indistintamente, mas na prática, existe uma grande diferença entre eles!
Dá só uma olhada:

• Documentos Digitais: são aqueles que surgiram no meio eletrônico graças a certificação digital! Por conta disto, esses documentos possuem a mesma veracidade e autenticidade de um documento original.

• Documentos Digitalizados: são aqueles que foram transferidos para o meio eletrônico a partir do escaneamento dos documentos originais! Esse tipo de documento não possui validade jurídica e sua veracidade depende sempre dos originais!

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